PHProject ist soweit ich weiß in der freien Version nicht Outlook-kompatibel.
Hier findest du eine nicht mehr 100% aktuelle aber dennoch sehr gute Übersicht über sog. Groupware-Lösungen:
http://www.udslinux.de/consulting_linux_groupware.html
Die Thematik ist SEHR vielschichtig. Das größte Problem ist, dass M$ die Schnittstelle zu Outlook nicht freigibt und dass es im Prinzip mit Outlook nur in Zusammenhang mit Exchange *wirklich* funktioniert. Wir haben hier beim Spion schon einiges probiert - bei uns wird es demnächst entweder auf OpenXcnage oder Zarafa hinauslaufen.
Ich glaube aber, dass das für deine Ansprüche gnadenlos oversized ist zumal du für all diese Lösungen einen Server brauchst. Als 'kleine' Alternative bleibt noch Google Calendar - ob man seine Termindaten allerdings bei Google ablegen möchte (vor allem sensible Projekplanungsdaten...) muss jeder selbst entscheiden. Lesetipp:
http://www.aptgetupdate.de/2008/10/11/gedanken-firmen-web20-sicherheit/
Viel Erfolg beim Finden einer passenden Lösung...